Der Vermieter muss dem Mieter gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Maßgebend für die Fristwahrung ist der Zugang beim Mieter.
1. Gesetzliche Grundlage der Abrechnung
Die Abrechnung der Betriebskosten richtet sich nach § 556 Abs. 3 BGB. Voraussetzung ist zunächst eine wirksame Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag. Ohne eine solche Vereinbarung kann der Vermieter keine Betriebskosten verlangen.
Die Vorschrift regelt insbesondere:
- die Abrechnungsfrist,
- die Fälligkeit von Nachforderungen,
- den Einwendungsausschluss des Mieters.
2. Abrechnungsfrist und Fristwahrung
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, § 556 Abs. 3 S. 2 BGB.
Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter.
Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB.
Die Frist wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt.
3. Formelle Ordnungsgemäßheit
Formell ordnungsgemäß ist eine Betriebskostenabrechnung, wenn sie den allgemeinen Anforderungen an eine geordnete Rechnungslegung entspricht, § 259 BGB.
Nach der Rechtsprechung des BGH muss sie mindestens enthalten:
- die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- die Angabe und Erläuterung des Verteilungsschlüssels,
- die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils,
- den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Fehlt eine dieser Mindestangaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Eine Nachforderung ist dann nicht fällig.
Formelle Fehler betreffen also die äußere Struktur der Abrechnung.
4. Materielle Richtigkeit
Von der formellen Ordnungsgemäßheit zu unterscheiden ist die materielle Richtigkeit.
Materielle Fehler betreffen insbesondere:
- nicht umlagefähige Kosten,
- falsche Verteilungsschlüssel,
- Rechenfehler,
- Verstöße gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot.
Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung kann daher materiell fehlerhaft sein. In diesem Fall bleibt sie wirksam, der Mieter kann jedoch inhaltliche Einwendungen erheben.
5. Einwendungsausschluss des Mieters
Einwendungen gegen die Abrechnung muss der Mieter spätestens zwölf Monate nach Zugang geltend machen, § 556 Abs. 3 S. 5 BGB.
Nach Ablauf dieser Frist ist er mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 S. 6 BGB.
Der Einwendungsausschluss betrifft regelmäßig materielle Fehler.
6. Prüfungsschema
Die Prüfung einer Betriebskostenabrechnung erfolgt in folgender Reihenfolge:
- Wirksame Betriebskostenvereinbarung?
- Abrechnungsfrist gewahrt?
- Formell ordnungsgemäße Abrechnung?
- Materielle Richtigkeit der einzelnen Positionen?
- Einwendungen rechtzeitig erhoben?
Erst wenn alle Voraussetzungen vorliegen, ist eine Nachforderung durchsetzbar.
7. Weiterführende Beiträge & Rechtsgrundlagen
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