Nebenkosten – Vorauszahlungsanspruch, Nebenkostenabrechnung, Belegeinsichtsrecht

Der Vermieter hat gegenüber dem Mieter ein Recht auf Zahlung der vereinbarten Nebenkosten. Er muss dann gegenüber dem Mieter die Vorauszahlungen abrechnen.
 
Dem Mieter steht ein Belegeinsichtsrecht in alle der Abrechnung zu Grunde liegenden Unterlagen zu.

1. Vorauszahlungsanspruch des Vermieters

Ist zwischen den Parteien mietvertraglich vereinbart, dass neben dem Grundmietzins im Einzelnen aufgeführte Nebenkosten oder – wie vormals üblich und erlaubt – alle umlegbaren Nebenkosten gemäß Anlage 3 zu § 27 Betriebskosten
 
(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (Erbbauberechtigten) …
 
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt)§ 27 der Zweiten Berechnungsverordnung – im Wege einer monatlichen Vorauszahlung nach§ 556 Vereinbarungen über Betriebskosten
 
(1) …
(2) Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. …
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt) § 556 Abs. 2 S. 1 2. Alt. BGB zu leisten sind, so müssen die Vorauszahlungen gemäß § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten
 
(1) …
(2) … Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.
…
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt) § 556 Abs. 2 S. 2 BGB in angemessener Höhe vereinbart werden.
 

Heute ist gemäß § 27 Abs. 1 S. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung auch ein Verweis auf § 2 Aufstellung der Betriebskosten
 
Betriebskosten im Sinne von § 1 sind:
 
1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks,…
2. …
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt)§ 2 der Betriebskostenverordnung üblich und in der Regel auch zulässig. Die Anlage 3 zu § 27 der Zweiten Berechnungsverordnung wurde durch die Betriebskostenverordnung abgelöst.

2. Anspruch des Mieters auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung sowie Rückforderung gegebenenfalls zu viel gezahlter Nebenkosten

Der Mieter hat einen Anspruch auf Erteilung der Nebenkostenabrechnung. Er kann ggf. zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern.

a) Anspruch des Mieters auf Erteilung der Nebenkostenabrechnung

Ein Anspruch des Mieters auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung verlangt von dem Vermieter eine „unvertretbare Handlung“ im Sinne des § 888 ZPO. Die Erteilung der Nebenkostenabrechnung kann nur im Wege der Zwangsvollstreckung durch einen vom Antrag des Mieters abhängigen Beschluss des Prozessgerichts 1. Instanz durch Zwangsgeld oder ersatzweise Zwangshaft durchgesetzt werden.

Die Rückzahlung von Vorauszahlungen kann der Mieter nur verlangen, wenn der Vermieter außerstande ist, eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erstellen.

Nach Fristablauf ist zwar eine Korrektur durch den Vermieter möglich, Nachforderungen werden allerdings durch den Fristablauf in der Regel gemäß § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten
 
…
(3) … Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. …
…
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt) § 556 Abs. 3 S. 3 BGB zunichte gemacht (www.juris.bundesgerichtshof.deBGH vom 17. November 2004, VIII ZR 115/04):

b) Abrechnungsfrist

Mit den Vorauszahlungen erhält der Vermieter einen Vorschuss auf die endgültigen Kosten.

Es entspricht Treu und Glauben, dass die vorläufigen Zahlungen so bald wie möglich mit dem endgültigen Betrag abgeglichen werden. Der Vermieter muss deshalb die Abrechnung erstellen, sobald ihm dies möglich und unter Berücksichtigung einer angemessenen Bearbeitungszeit zumutbar ist. § 556 Abs. 3 S. 2 BGB schreibt vor, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zuzuleiten ist bzw. mitzuteilen ist. Rechnet der Vermieter nicht innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit ab, kann der Mieter Klage auf Erteilung einer Abrechnung erheben. § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten
 
(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. …
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt)§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB sieht für Nachforderungen des Vermieters eine Ausschlussfrist vor, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

c) formelle Ordnungsmäßigkeit

Die durch den Vermieter vorzulegende Abrechnung muss ohne besondere Vorkenntnisse prüfbar und inhaltlich nachvollziehbar sein, § 259 Umfang der Rechenschaftspflicht
 
(1) Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, …
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt)§ 259 BGB. Die Abrechnung hat eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, eine Mitteilung und Erläuterung des Verteilungsschlüssels sowie die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils abzüglich der geleisteten Vorauszahlungen als Mindestanforderung zu enthalten. Die Abrechnung muss also formell ordnungsgemäß sein.

Die Abrechnung muss so abgefasst sein, dass sie auch ein juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeter Empfänger nachvollziehen und überprüfen kann. Die einzelnen Positionen müssen so angegeben werden, dass eine rechnerische Nachvollziehbarkeit möglich ist.

Ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß, so muss der Vermieter eine ordnungsgemäße Abrechnung stellen, um seinen Anspruch auf Nachforderungen nicht zu verlieren. Wird die Ordnungsmäßigkeit nicht innerhalb der Abrechnungsfrist hergestellt, treten die Folgen des § 556 Abs. 3 S. 3 BGB ein (siehe oben).

Nicht berührt wird die formelle Ordnungsmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung von Fehlern, die auf der Grundlage der erstellten Abrechnung korrigiert werden können. Hierzu gehören zum Beispiel offensichtliche Schreib- und Rechenfehler.

d) Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlungen

Ergibt sich aus der ordnungsgemäßen Abrechnung ein erheblicher Nachzahlungsbetrag zulasten des Mieters oder ein erhebliches Guthaben zugunsten des Mieters, kann jede Partei gemäß § 560 Veränderungen von Betriebskosten
 
(1) Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten…
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt)§ 560 Abs. 4 BGB durch einseitige Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe verlangen.

Die meisten Mietverträge sehen auch eine entsprechende Anpassungsklausel vor.

3. Nebenkostenpauschale bzw. Vertrag ohne ausdrückliche Regelung zu den Nebenkosten

Ist zwischen den Parteien ein bestimmter Betrag zur pauschalen Abgeltung der Betriebskosten gemäß § 556 Abs. 2 S. 1 1. Alternative BGB vereinbart, so kann der Vermieter die Betriebskosten nicht ohne weiteres erhöhen. Dies gilt selbst für einen erheblichen Anstieg dieser Kosten.

Die Pauschale soll einerseits nicht zu einer verdeckten höheren Miete führen, andererseits soll sie aber auch die voraussichtlichen Kosten decken. Mangels anderer Anhaltspunkte wird man deshalb die Vereinbarung von Betriebskostenpauschalen nur in angemessener Höhe als zulässig ansehen können. Deshalb sind in Ermangelung anderer Anhaltspunkte dieselben Grundsätze anzuwenden wie bei der Beurteilung der Angemessenheit von Vorauszahlungen gemäß § 556 Abs. 2 S. 2 BGB.

Ist hinsichtlich der Nebenkosten keine Regelung im Mietvertrag vereinbart, sind die Nebenkosten unbeziffert in der Miete enthalten, so ist dadurch im Zweifel das Recht des Vermieters, die Nebenkosten gemäß § 560 BGB zu erhöhen, ausgeschlossen. Erhöhte Betriebskosten können dann nur im Rahmen einer Mieterhöhung gemäß § 588 BGB aufgefangen werden. Einseitige Betriebskostenerhöhungen sind also nur möglich, wenn mietvertraglich eine Erhöhung der Betriebskostenpauschale vorgesehen ist.

4. Belegeinsichtsrecht des Mieters

Zur Überprüfung der Betriebskostenabrechnung steht dem Mieter ein Belegeinsichtsrecht in alle der Abrechnung zu Grunde liegenden Unterlagen zu.

Die wohl überwiegende Meinung geht von einer Belegeinsicht am Sitz des Vermieters bzw. der Hausverwaltung aus.

Auf Wunsch des Mieters sollte der Vermieter dem Mieter Fotokopien der Unterlagen gegen eine angemessene Kostenerstattung (etwa 0,25 € pro Kopie) zuschicken.

Außerhalb des Anwendungsbereichs der Neubaumietenverordnung 1970 (NMV) hat der Mieter grundsätzlich keinen Anspruch auf Übersendung von Fotokopien (www.juris.bundesgerichtshof.deBGH vom 8. März 2006, VIII ZR 78/05). Etwas anderes kann sich nur aus § 242 BGB ergeben, wenn dem Mieter eine Einsichtnahme nicht zumutbar ist (s. o. BGH vom 8. März 2006, Rdnr. 25):

Verweigert der Vermieter den Mieter Belegeinsicht, so kann der Mieter gegebenenfalls die betroffene Kostenposition mit Nichtwissen bestreiten und einen Nachzahlungsbetrag gemäß § 273 Zurückbehaltungsrecht
 
(1) Hat der Schuldner aus demselben rechtlichen Verhältnis, auf dem seine Verpflichtung beruht, …
 
(Link: Gesetzestext hier im Internetauftritt)§ 273 BGB zurückhalten.